Het digitale tijdperk heeft een transformatie op elk gebied van het bedrijfsleven teweeggebracht, en de facturatieprocessen zijn geen uitzondering. Vanaf 2026 wordt digitale facturatie in België verplicht voor alle bedrijven. Deze verandering brengt niet alleen een behoefte aan aanpassingsvermogen met zich mee, maar biedt ook een schat aan voordelen voor uw onderneming. In deze blogpost duiken we dieper in wat deze wijziging betekent en hoe u als ondernemer of financieel professional hier het beste op kunt anticiperen.
Wat Houdt de Verplichting tot Digitale Facturatie In?
Volgens aankondigingen van de Belgische overheid zullen bedrijven tegen 2026 verplicht worden om over te schakelen op digitale facturatie via de Peppol Norm. Het doel hierachter is meervoudig: het vereenvoudigen en versnellen van administratieve processen, het verlagen van de kosten voor zowel bedrijven als de overheid en het tegengaan van fraude.
Wat is Peppol?
Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’. Het is een internationaal netwerk voor de uitwisseling van standaard bedrijfsdocumentatie, zoals facturen. Met Peppol kunt u facturen versturen en ontvangen op een manier die zowel veilig als gestandaardiseerd is, waardoor de compatibiliteit tussen verschillende boekhoudsystemen toeneemt. Voor de verplichting van digitale facturatie in 2026 is Peppol een van de voornaamste mechanismen waar uw bedrijf mee te maken zal krijgen.
De Voordelen van Digitale Facturatie
Hoewel de verandering voor sommige bedrijven een uitdaging kan zijn, biedt digitale facturatie onmiskenbare voordelen:
- Tijdbesparing: Digitale facturen kunnen snel en efficiënt verwerkt worden, wat aanzienlijk minder tijd in beslag neemt dan manuele handelingen.
- Kostenreductie: U bespaart op papier, drukwerk en verzendkosten, en vermijdt tevens kosten gerelateerd aan de opslag van papieren documenten.
- Verbeterde cashflow: Snellere verwerking leidt tot snellere betalingen en betere cashflow-management.
- Minder fouten: Automatisering helpt menselijke fouten in het facturatieproces te verminderen.
- Duurzaamheid: Door minder papier te gebruiken, draagt uw bedrijf bij aan een groenere planeet.
Hoe Bereidt U Zich Voor op Digitale Facturatie?
Stap 1: Begin met een interne audit
Analyseer uw huidige factureringsproces: hoe worden facturen op dit moment gecreëerd, verstuurd, ontvangen en verwerkt? Identificeer mogelijke knelpunten en overweeg waar digitale processen verbeteringen kunnen bieden.
Stap 2: Kies de juiste Peppol-software
Er bestaan diverse digitale facturatiesystemen op de markt. Kies voor een systeem dat past bij de grootte en de behoeften van uw bedrijf. Let op functionaliteiten zoals integratie met andere systemen, gebruiksgemak en beveiliging.
Stap 3: Train uw medewerkers
Een succesvolle overgang naar digitale facturatie vereist dat uw medewerkers goed om kunnen gaan met de nieuwe systemen. Investeer in training en zorg voor voldoende ondersteuning tijdens de overgangsperiode.
Stap 4: Communiceer met uw zakenpartners
Informeer uw klanten en leveranciers tijdig over de overstap naar digitale facturatie. Zo kunnen ook zij zich voorbereiden op veranderingen in de wijze van factureren en betalen.
Stap 5: Implementeer en optimaliseer
Na de keuze voor een systeem en de training van uw team, implementeert u het digitale facturatieproces. Houd de vinger aan de pols en verfijn waar nodig.
Conclusie
De overgang naar digitale facturatie in 2026 is niet alleen een wettelijke verplichting, het is ook een kans om uw bedrijfsvoering te moderniseren en te profiteren van de vele voordelen die digitale processen met zich meebrengen. We raden u aan om actie te ondernemen zodat u verzekert bent op een naadloze transitie die uw bedrijf versterkt in de digitale economie.
Wenst u meer informatie over deze nieuwe verplichting? Neem dan contact op met de parkmanager.
